NEWAYS SLOVAKIA zdigitalizoval personalistiku a dochádzku vďaka Humanetu

Výzva

NEWAYS SLOVAKIA, a.s. je skúseným dodávateľom elektrotechnických služieb na medzinárodnom trhu a členom skupiny Neways, ktorá patrí medzi TOP 5 lídrov na európskom trhu v oblasti EMS (Electronic Manufacturing Services). Výrobky spoločnosti sa používajú v rôznych odvetviach priemyslu – v polovodičovom, medicínskom, automobilovom priemysle aj v ďalších priemyselných inštaláciách.

Pred zavedením Humanetu mala spoločnosť dochádzku a mzdovú agendu riešené oddelene. Hľadala partnera, ktorý by dokázal zastrešiť mzdy, dochádzku aj súvisiace HR procesy v jednom systéme a zároveň zjednodušiť papierové schvaľovanie požiadaviek zamestnancov.

Papierový proces bol náročný najmä pri dovolenkách, návštevách lekára a náhradnom voľne. Zamestnanec musel žiadosť odovzdať nadriadenému, nadriadený ju schválil a zaznamenal do dochádzky a následne sa informácia dostávala späť na HR, kde sa papierové žiadanky archivovali. Firma zároveň potrebovala, aby zamestnanci videli svoje zostatky, výplatné pásky a dochádzku bez toho, aby museli všetko riešiť osobne u nadriadeného alebo cez papier.

Medzi hlavné výzvy patrili:

• zjednotiť mzdy, dochádzku a personálne údaje pod jedným riešením,
• nahradiť papierové schvaľovanie elektronickým procesom,
• zabezpečiť zamestnancom jednoduchý prístup k zostatkom, výplatným páskam a požiadavkám,
• zlepšiť prehľad nadriadených o tom, kto je v práci a aké neprítomnosti sú schválené,
• preniesť údaje z dochádzky do miezd prehľadnejšie a bez zbytočnej duplicity,
• pripraviť systém tak, aby zvládol aj rastúci počet zamestnancov a zapojenie tímových lídrov či manažérov.

Riešenie

Nasadenie Humanetu prebehlo postupne. Najskôr sa zaviedol mzdový systém a následne dochádzkový systém, aby sa vytvoril jednotný proces od evidencie neprítomností až po spracovanie miezd. Kľúčovou časťou implementácie bolo nastavenie dochádzkových kalendárov, ktoré vrátane testovania trvalo približne 1,5 mesiaca.

Veľkou zmenou bolo zapojenie mobilnej aplikácie. Zamestnanci si cez ňu dnes elektronicky podávajú žiadosti o dovolenku, návštevu lekára alebo náhradné voľno, vidia zostatky ako aj svoju dochádzku a majú prístup aj k výplatným páskam. Pri nástupe nového zamestnanca je každý zamestnanec HR oddelením zaškolení nielen do dochádzkového systému, ale aj do používania mobilnej aplikácie.

Podľa podkladu dnes aplikáciu využíva 100 % zamestnancov. Dôležitou súčasťou úspešného nasadenia bola aj komunikácia s konzultantmi Humanetu, ktorú spoločnosť hodnotí ako veľmi dobrú.

Súčasťou riešenia bolo:

• zavedenie mzdového systému a následné nasadenie dochádzky,
• nastavenie a otestovanie dochádzkových kalendárov,
• elektronické schvaľovanie dovoleniek, návštev lekára a náhradného voľna,
• sprístupnenie zostatkov dní na dovolenku, či lekára a výplatných pások zamestnancom v mobilnej aplikácii,
• prehľad nadriadených o dochádzke a neprítomnostiach členov tímu,
• zapojenie tímových lídrov a manažérov do práce so systémom,
• využívanie terminálu Humanet a mobilnej aplikácie pri spracovaní dochádzky.

Použité riešenia:

Schvaľovanie neprítomností

Spracovanie dochádzky

Mobilná aplikácia

Spracovanie miezd

Personálne údaje

Dopad

Humanet priniesol NEWAYS SLOVAKIA digitalizované, prehľadnejšie a dostupnejšie HR procesy. Papierové žiadosti nahradil elektronický proces a údaje z dochádzky sú pripravené na spracovanie miezd v jednom systéme. Zamestnanci aj nadriadení dnes pracujú s informáciami priamo v aplikácii alebo v Humanete, čo znižuje administratívu a zvyšuje prehľadnosť.

Najdôležitejšie výsledky:

• Zamestnanci si elektronicky žiadajú o dovolenku, návštevu lekára alebo náhradné voľno a nemusia používať papierové formuláre.
• V mobilnej aplikácii vidia svoje zostatky, výplatné pásky a vybrané informácie o dochádzke.
• Nadriadení majú lepší prehľad o tom, či sú kolegovia v práci, a schvaľovanie požiadaviek prebieha prehľadnejšie.
• Prenos údajov z dochádzky do miezd pomáha znižovať manuálnu administratívu pri spracovaní personálnych záležitostí.
• Firma dodržiava termín spracovania k 1. pracovnému dňu aj napriek tomu, že má oproti minulosti o stovky zamestnancov viac.
• Prístupy do Humanetu majú aj teamlídri a manažéri, čo rozkladá zodpovednosť za dochádzkové procesy bližšie k tímom.
• Mobilnú aplikáciu podľa podkladu využíva 100 % zamestnancov, čo podporuje jednotný digitálny spôsob práce.

Ďalším možným krokom je prepojenie Humanetu s nadnárodným systémom prostredníctvom API rozhrania. Aj táto možnosť je pre spoločnosť výhodou, pretože Humanet môže do budúcna slúžiť ako stabilný základ pre ďalšie digitálne prepojenia a rozširovanie HR procesov.