NEWAYS SLOVAKIA zdigitalizoval personalistiku a docházku díky Humanetu

Výzva

NEWAYS SLOVAKIA, a.s. je zkušeným dodavatelem elektrotechnických služeb na mezinárodním trhu a členem skupiny Neways, která patří mezi TOP 5 lídrů na evropském trhu v oblasti EMS (Electronic Manufacturing Services). Výrobky společnosti se používají v různých odvětvích průmyslu – v polovodičovém, medicínském, automobilovém průmyslu i v dalších průmyslových instalacích.

Před zavedením Humanetu měla společnost docházku a mzdovou agendu řešené oddělené. Hledala partnera, který by dokázal zastřešit mzdy, docházku i související HR procesy v jednom systému a zároveň zjednodušit papírové schvalování požadavků zaměstnanců.

Papírový proces byl náročný zejména u dovolených, návštěv lékaře a náhradního volna. Zaměstnanec musel žádost předat nadřízenému, nadřízený ji schválil a zaznamenal do docházky a následně se informace dostávala zpět na HR, kde se papírové žádanky archivovaly. Firma zároveň potřebovala, aby zaměstnanci viděli své zůstatky, výplatní pásky a docházku bez toho, aby vše musely řešit osobně u nadřízeného nebo přes papír.

Mezi hlavní výzvy patřily:

• sjednotit mzdy, docházku a personální údaje pod jedním řešením,
• nahradit papírové schvalování elektronickým procesem,
• zajistit zaměstnancům jednoduchý přístup k zůstatkům, výplatním páskám a požadavkům,
• zlepšit přehled nadřízených o tom, kdo je v práci a jaké nepřítomnosti jsou schválené,
• přenášet údaje z docházky do mezd přehledněji a bez zbytečné duplicity,
• připravit systém tak, aby zvládl i rostoucí počet zaměstnanců a zapojení týmových lídrů či manažerů.

Řešení

Nasazení Humanetu proběhlo postupně. Nejprve se zavedl mzdový systém a následně docházkový systém, aby se vytvořil jednotný proces od evidence nepřítomností až po zpracování mezd. Klíčovou částí implementace bylo nastavení docházkových kalendářů, které včetně testování trvalo přibližně 1,5 měsíce.

Velkou změnou bylo zapojení mobilní aplikace. Zaměstnanci si přes ni dnes elektronicky podávají žádosti o dovolenou, návštěvu lékaře nebo náhradní volno, vidí zůstatky i svou docházku a mají přístup i k výplatním páskám. Při nástupu nového zaměstnance je každý zaměstnanec HR oddělením zaškolen nejen do docházkového systému, ale i do používání mobilní aplikace.

Podle podkladů dnes aplikaci využívá 100 % zaměstnanců. Důležitou součástí úspěšného nasazení byla i komunikace s konzultanty Humanetu, kterou společnost hodnotí jako velmi dobrou.

Součástí řešení bylo:

• zavedení mzdového systému a následné nasazení docházky,
• nastavení a otestování docházkových kalendářů,
• elektronické schvalování dovolených, návštěv lékaře a náhradního volna,
• zpřístupnění zůstatků dnů na dovolenou, či lékaře a výplatních pásek zaměstnancům v mobilní aplikaci,
• přehled nadřízených o docházce a nepřítomnostech členů týmu,
• zapojení týmových lídrů a manažerů do práce se systémem,
• využívání terminálu Humanet a mobilní aplikace při zpracování docházky.

Použitá řešení:

Schvaľovanie neprítomností

Spracovanie dochádzky

Mobilná aplikácia

Spracovanie miezd

Personálne údaje

Dopad

Humanet přinesl NEWAYS SLOVAKIA digitalizované, přehlednější a dostupnější HR procesy. Papírové žádosti nahradil elektronický proces a údaje z docházky jsou připraveny ke zpracování mezd v jednom systému. Zaměstnanci i nadřízení dnes pracují s informacemi přímo v aplikaci nebo v Humanetu, což snižuje administrativu a zvyšuje přehlednost.

Nejdůležitější výsledky:

• Zaměstnanci si elektronicky žádají o dovolenou, návštěvu lékaře nebo náhradní volno a nemusí používat papírové formuláře.
• V mobilní aplikaci vidí své zůstatky, výplatní pásky a vybrané informace o docházce.
• Nadřízení mají lepší přehled o tom, zda jsou kolegové v práci, a schvalování požadavků probíhá přehledněji.
• Přenos údajů z docházky do mezd pomáhá snižovat manuální administrativu při zpracování personálních záležitostí.
• Firma dodržuje termín zpracování k 1. pracovnímu dni i přesto, že má oproti minulosti o stovky zaměstnanců více.
• Přístupy do Humanetu mají i teamlídři a manažeři, což rozkládá odpovědnost za docházkové procesy blíže k týmům.
• Mobilní aplikaci podle podkladů využívá 100 % zaměstnanců, což podporuje jednotný digitální způsob práce.

Dalším možným krokem je propojení Humanetu s nadnárodním systémem prostřednictvím API rozhraní. I tato možnost je pro společnost výhodou, protože Humanet může do budoucna sloužit jako stabilní základ pro další digitální propojení a rozšiřování HR procesů.