A3 Soft spracúva dochádzku o 70 % rýchlejšie a na jeden klik

Výzva

A3 Soft s.r.o. je stabilná moderná fintech spoločnosť s vlastným vývojom, ktorá pod obchodným menom Fiskal PRO prináša inteligentné riešenia v oblasti platobných terminálov a pokladničných systémov. Cieľom spoločnosti je budovať stabilnú obchodnú sieť a prinášať partnerom inovácie, ktoré posúvajú ich podnikanie na vyššiu úroveň.

Pred nasadením Humanetu firma pracovala s roztrieštenými dátami a dochádzka sa riešila v Exceli. A3 Soft zároveň potreboval zjednotiť dochádzkový systém po spojení dvoch firiem do jednej a nastaviť pravidlá tak, aby systém zvládol aktívne aj neaktívne pohotovosti, zamestnancov s plánom aj bez plánu a zaznamenávanie príchodov cez mobilnú aplikáciu.

Mzdová agenda zostala v systéme Human, no kľúčovou potrebou bolo efektívne spracovanie dochádzky, obmedzenie manuálnych krokov a vytvorenie jasného procesu pre zamestnancov, vedúcich aj personálne oddelenie.

Medzi hlavné výzvy patrili:

• nahradiť Excel a zastaralý systém jednotným digitálnym riešením,
• zjednotiť dochádzkové pravidlá po spojení dvoch firiem,
• nastaviť špecifiká dochádzky, napríklad aktívne a neaktívne pohotovosti či rôzne režimy plánovania,
• znížiť chybovosť pri evidencii dovoleniek, lekárov, náhradného voľna a ďalších neprítomností,
• preniesť zodpovednosť za kontrolu dochádzky bližšie k zamestnancom a vedúcim,
• naučiť zamestnancov pracovať s novým systémom.

Riešenie

A3 Soft si Humanet vybral najmä preto, že ho poznal cez systém Human a vedel si v ňom nastaviť potrebné špecifiká dochádzky. Pri nasadení sa naraz riešili dochádzka, plánovanie a schvaľovanie neprítomností, aby vznikol jeden jednotný proces pre zamestnancov, vedúcich aj mzdovú a personálnu agendu.

Dôležitou súčasťou bolo prejsť z papiera a manuálneho zapisovania do digitálneho prostredia. Zamestnanci si dnes vedia dochádzku sami skontrolovať, vedúci ju schvaľuje a mzdárka už sleduje najmä to, či je dochádzka schválená.

Mobilná aplikácia pomohla preniesť vybrané procesy priamo k zamestnancom. Pri otázkach môže tím využiť videonávody alebo Hotline, čo podporuje postupné rozširovanie používania Humanetu.

Súčasťou riešenia bolo:

• zavedenie Humanetu ako jednotného systému na spracovanie a plánovanie dochádzky,
• nastavenie pravidiel pre rôzne skupiny zamestnancov vrátane pohotovostí a plánovaných aj neplánovaných režimov,
• elektronické schvaľovanie a dokladovanie neprítomností,
• zaznamenávanie príchodov a vybraných požiadaviek cez mobilnú aplikáciu,
• kontrola dochádzky zamestnancom, schvaľovanie vedúcim a následná kontrola personálnym alebo mzdovým tímom,
• využívanie zostáv pre lepší prehľad, napríklad pri plánovaní dovoleniek.

Použité riešenia:

Schvaľovanie neprítomností

Spracovanie dochádzky

Stravné lístky

Cestovné príkazy

Mobilná aplikácia

Dopad

Dopad

Humanet priniesol do dochádzky poriadok, rýchlosť a lepšiu kontrolu. Spracovanie dochádzky je podľa podkladu približne o 70 % rýchlejšie a schválenie prebieha na jeden klik.

Najdôležitejšie výsledky:

• Spracovanie dochádzky sa výrazne zrýchlilo a personálne oddelenie pracuje s prehľadnejším schvaľovacím procesom.
• Znížila sa chybovosť v evidencii dovoleniek, lekárov a ďalších typov neprítomností.
• Náhradné voľno je možné čerpať len vtedy, keď má zamestnanec skutočne nadrobené hodiny.
• Zamestnanci si vedia dochádzku sami skontrolovať a vedúci ju schvaľuje priamo v systéme.
• Opravy dochádzky zostali pod kontrolou personálneho oddelenia, čo zvyšuje istotu a poriadok v údajoch.
• Mobilnú aplikáciu zamestnanci prijali dobre a noví ľudia sa v nej po doručení prihlasovacích údajov rýchlo zorientujú.
• Cestovné príkazy pomáhajú najmä pri zahraničných cestách do Maďarska a Česka a firma zároveň znižuje administratívu pri tuzemských cestách.

A3 Soft oceňuje aj podporu pri používaní systému – pri bežných otázkach pomáhajú videonávody, Hotline a supportný tím. Humanet zároveň vytvoril priestor na ďalšie rozširovanie digitálnych HR procesov, napríklad v plánovaní dovoleniek, zostavách alebo do budúcna v oblasti hodnotenia výkonu.