Výzva
A3 Soft s.r.o. je stabilní moderní fintech společnost s vlastním vývojem, která pod obchodním jménem Fiskal PRO přináší inteligentní řešení v oblasti platebních terminálů a pokladních systémů. Cílem společnosti je budovat stabilní obchodní síť a přinášet partnerům inovace, které posouvají jejich podnikání na vyšší úroveň.
Před nasazením Humanetu firma pracovala s roztříštěnými daty a docházka se řešila v Excelu. A3 Soft zároveň potřeboval sjednotit docházkový systém po spojení dvou firem do jedné a nastavit pravidla tak, aby systém zvládl aktivní i neaktivní pohotovosti, zaměstnance s plánem i bez plánu a zaznamenávání příchodů přes mobilní aplikaci.
Mzdová agenda zůstala v systému Human, ale klíčovou potřebou bylo efektivní zpracování docházky, omezení manuálních kroků a vytvoření jasného procesu pro zaměstnance, vedoucí i personální oddělení.
Mezi hlavní výzvy patřily:
- nahradit Excel a zastaralý systém jednotným digitálním řešením,
- sjednotit docházková pravidla po spojení dvou firem,
- nastavit specifika docházky, například aktivní a neaktivní pohotovosti či různé režimy plánování,
- snížit chybovost při evidenci dovolených, lékařů, náhradního volna a dalších nepřítomností,
- přenést odpovědnost za kontrolu docházky blíže k zaměstnancům a vedoucím,
- naučit zaměstnance pracovat s novým systémem.
70%
rychlejší zpracování docházky
1 klik
na schválení docházky
I vy hledáte způsob, jak HR nastavit jednodušeji?
Řešení
A3 Soft si Humanet vybral zejména proto, že ho znal přes systém Human a uměl v něm nastavit potřebná specifika docházky. Při nasazení se najednou řešily docházka, plánování a schvalování nepřítomností, aby vznikl jeden jednotný proces pro zaměstnance, vedoucí i mzdovou a personální agendu.
Důležitou součástí bylo přejít z papíru a manuálního zapisování do digitálního prostředí. Zaměstnanci si dnes umí docházku sami zkontrolovat, vedoucí ji schvaluje a mzdová účetní už sleduje zejména to, zda je docházka schválená.
Mobilní aplikace pomohla přenést vybrané procesy přímo k zaměstnancům. Při dotazech může tým využít videonávody nebo Hotline, což podporuje postupné rozšiřování používání Humanetu.
Součástí řešení bylo:
- zavedení Humanetu jako jednotného systému pro zpracování a plánování docházky,
- nastavení pravidel pro různé skupiny zaměstnanců včetně pohotovostí a plánovaných i neplánovaných režimů,
- elektronické schvalování a dokladování nepřítomností,
- zaznamenávání příchodů a vybraných požadavků přes mobilní aplikaci,
- kontrola docházky zaměstnancem, schvalování vedoucím a následná kontrola personálním nebo mzdovým týmem,
- využívání sestav pro lepší přehled, například při plánování dovolených.
Použitá řešení:
Dopad
Dopad
Humanet přinesl do docházky pořádek, rychlost a lepší kontrolu. Zpracování docházky je podle podkladu přibližně o 70 % rychlejší a schválení probíhá na jeden klik.
Nejdůležitější výsledky:
- Zpracování docházky se výrazně zrychlilo a personální oddělení pracuje s přehlednějším schvalovacím procesem.
- Snížila se chybovost v evidenci dovolených, lékařů a dalších typů nepřítomností.
- Náhradní volno lze čerpat pouze tehdy, když má zaměstnanec skutečně odpracované hodiny.
- Zaměstnanci si umí docházku sami zkontrolovat a vedoucí ji schvaluje přímo v systému.
- Opravy docházky zůstaly pod kontrolou personálního oddělení, což zvyšuje jistotu a pořádek v údajích.
- Mobilní aplikaci zaměstnanci přijali dobře a noví lidé se v ní po doručení přihlašovacích údajů rychle zorientují.
- Cestovní příkazy pomáhají zejména při zahraničních cestách do Maďarska a Česka a firma zároveň snižuje administrativu při tuzemských cestách.
A3 Soft oceňuje i podporu při používání systému – při běžných dotazech pomáhají videonávody, Hotline a supportní tým. Humanet zároveň vytvořil prostor pro další rozšiřování digitálních HR procesů, například v plánování dovolených, sestavách nebo do budoucna v oblasti hodnocení výkonu.
