Regal Rexnord zrýchlil spracovanie dochádzky a miezd o 75 %

Výzva

Regal Beloit Slovakia s.r.o., súčasť skupiny Regal Rexnord, je strojárska spoločnosť zameraná na výrobu spojok pre oblasť ťažby nerastných surovín, výroby energie a ďalšie priemyselné odvetvia. Globálna skupina Regal Rexnord má približne 30 000 zamestnancov a viac ako 200 prevádzok po celom svete. Jej cieľom je vytvárať lepší zajtrajšok energeticky efektívnou premenou energie na pohyb.

Na začiatku mesiaca HR tímu výrazne zaťažovalo spracovanie podkladov na mzdy a dochádzku. Mesačná príprava trvala približne štyri dni, počas ktorých bolo náročné flexibilne reagovať na požiadavky zamestnancov, manažérov a ďalších interných partnerov. Firma zároveň potrebovala spoľahlivejšie dáta pre rozhodovanie, reporting a analýzy, ktoré z pôvodného, zastaralého a neprehľadného riešenia nebolo možné jednoducho získať.

Medzi hlavné výzvy patrili:

• vysoká manuálna záťaž pri spracovaní dochádzky a podkladov do miezd,
• väčšia chybovosť pri ručnom spracovaní údajov a mzdových nárokov,
• obmedzený prístup k aktuálnym dátam a reportom, najmä pri potrebe rýchlych analýz,
• chýbajúce cloudové riešenie s dostupnosťou aj mimo lokálneho pracoviska,
• potreba partnera, pre ktorého je HR a mzdová agenda hlavnou odbornou oblasťou,
• potreba jasne nastavenej spolupráce medzi zákazníkom a dodávateľom vrátane štruktúrovaného prenosu dát.

Riešenie

Regal Rexnord zvažoval viacero dodávateľov. Pri výbere zavážila najmä kombinácia cloudového riešenia, možnosti pracovať s dátami aj zo zahraničia a zastrešenia dochádzky aj miezd pod jednou strechou. Dôležitým argumentom bolo aj to, že HOUR poskytuje mzdový outsourcing a má dobre nastavený model spolupráce medzi klientom a dodávateľom.

Humanet umožnil prepojiť dochádzku, schvaľovanie neprítomností, plánovanie, mobilnú aplikáciu a ďalšie digitálne nástroje. Vďaka štruktúrovanému prenosu dát a importným tabuľkám sa zjednodušila príprava podkladov pre spracovanie miezd. Mobilná aplikácia zároveň preniesla vybrané HR procesy priamo k zamestnancom a manažérom.

Súčasťou riešenia bolo:

• nasadenie cloudového HR riešenia s jednoduchým prístupom k dátam,
• prepojenie spracovania dochádzky s mzdovým outsourcingom,
• štandardizovaný prenos dát medzi klientom a HOUR,
• automatizácia výpočtov súvisiacich s dochádzkovým bonusom, stravným a dopravným bonusom,
• schvaľovanie neprítomností bez papierových žiadaniek,
• mobilná aplikácia pre zamestnancov a manažérov,
• možnosť ďalšieho rozširovania digitálnych riešení, napríklad o cestovné príkazy, plánovanie dochádzky alebo vzdelávanie zamestnancov.

Použité riešenia:

Schvaľovanie neprítomností

Spracovanie dochádzky

Stravné lístky

Cestovné príkazy

Vzdelávanie

Mobilná aplikácia

Outsourcing miezd

Dopad

Implementácia Humanetu priniesla viditeľnú zmenu v rýchlosti, presnosti aj komforte práce HR tímu. Spracovanie dochádzky a podkladov do miezd sa skrátilo zo štyroch dní na jeden deň, čo predstavuje zníženie časovej náročnosti o 75 %. Zároveň sa znížila chybovosť a firma získala lepší prehľad nad dátami, ktoré môže využívať v reportingu, controllingu aj pri riadení výroby.

Najdôležitejšie výsledky:

• HR tím si vie potrebné prehľady stiahnuť samostatne, rýchlo a v štruktúre, ktorú potrebuje na ďalšiu prácu s dátami.
• Dochádzkové dáta sú dostupné v prehľadnej podobe a umožňujú analyzovať vzorce správania, napríklad čerpanie voľna v konkrétnych dňoch.
• Humanet automaticky počíta položky, ktoré sa predtým riešili manuálne, napríklad dochádzkový bonus, počet stravných lístkov alebo dopravný bonus.
• Zamestnanci majú v mobilnej aplikácii poruke osobné aj mzdové údaje, zostatok dovolenky, informácie o dochádzke aj požiadavky typu lekár.
• Žiadosti o dovolenku a neprítomnosti sa vybavujú elektronicky odkiaľkoľvek, schválenie nadriadeným sa okamžite premieta do dochádzky a následne do miezd[ZA1] .
• Zamestnanci môže jednoducho cez mobilnú aplikáciu kontaktovať HR s otázkou alebo požadavkou.
• Digitalizácia eliminovala papierové kroky, znížila počet manuálnych zásahov a uvoľnila HR kapacity na činnosti s vyššou pridanou hodnotou.
• Mobilnú aplikáciu si osvojilo a používa 100% zamestnancov naprieč všetkými vekovými skupinami,

Dôležitým prínosom je aj kvalitnejšia práca s dátami. Regal Rexnord dokáže rýchlejšie pripravovať vstupy pre KPI, controlling a výrobu a zároveň robiť rozhodnutia na základe aktuálnych údajov. V prípade potreby je k dispozícii Hotline a ServiceDesk prostredníctvom ktorých poskytnú radu konzultanti Humanetu.

Humanet tak zjednodušil každodennú operatívu, zvýšil dôveru v dáta a vytvoril priestor, aby sa HR tím mohol viac venovať podpore biznisu a zamestnancov.