Regal Rexnord zrychlil zpracování docházky a mezd o 75 %

Výzva

Regal Beloit Slovakia s.r.o., součást skupiny Regal Rexnord, je strojárenská společnost zaměřená na výrobu spojek pro oblast těžby nerostných surovin, výroby energie a další průmyslová odvětví. Globální skupina Regal Rexnord má přibližně 30 000 zaměstnanců a více než 200 provozů po celém světě. Jejím cílem je vytvářet lepší zítřek energeticky efektivní přeměnou energie na pohyb.

Na začátku měsíce HR tým výrazně zatěžovalo zpracování podkladů na mzdy a docházku. Měsíční příprava trvala přibližně čtyři dny, během kterých bylo náročné flexibilně reagovat na požadavky zaměstnanců, manažerů a dalších interních partnerů. Firma zároveň potřebovala spolehlivější data pro rozhodování, reporting a analýzy, které z původního, zastaralého a nepřehledného řešení nebylo možné jednoduše získat.

Mezi hlavní výzvy patřily:

• vysoká manuální zátěž při zpracování docházky a podkladů do mezd,
• vyšší chybovost při ručním zpracování údajů a mzdových nároků,
• omezený přístup k aktuálním datům a reportům, zejména při potřebě rychlých analýz,
• chybějící cloudové řešení s dostupností i mimo lokální pracoviště,
• potřeba partnera, pro kterého je HR a mzdová agenda hlavní odbornou oblastí,
• potřeba jasně nastavené spolupráce mezi zákazníkem a dodavatelem včetně strukturovaného přenosu dat.

Řešení

Regal Rexnord zvažoval více dodavatelů. Při výběru zavážila zejména kombinace cloudového řešení, možnosti pracovat s daty i ze zahraničí a zastřešení docházky i mezd pod jednou střechou. Důležitým argumentem bylo i to, že HOUR poskytuje mzdový outsourcing a má dobře nastavený model spolupráce mezi klientem a dodavatelem.

Humanet umožnil propojit docházku, schvalování nepřítomností, plánování, mobilní aplikaci a další digitální nástroje. Díky strukturovanému přenosu dat a importním tabulkám se zjednodušila příprava podkladů pro zpracování mezd. Mobilní aplikace zároveň přenesla vybrané HR procesy přímo k zaměstnancům a manažerům.

Součástí řešení bylo:

• nasazení cloudového HR řešení s jednoduchým přístupem k datům,
• propojení zpracování docházky s mzdovým outsourcingem,
• standardizovaný přenos dat mezi klientem a HOUR,
• automatizace výpočtů souvisejících s docházkovým bonusem, stravným a dopravním bonusem,
• schvalování nepřítomností bez papírových žádanek,
• mobilní aplikace pro zaměstnance a manažery,
• možnost dalšího rozšiřování digitálních řešení, například o cestovní příkazy, plánování docházky nebo vzdělávání zaměstnanců.

Použitá řešení:

Schvaľovanie neprítomností

Spracovanie dochádzky

Stravné lístky

Cestovné príkazy

Vzdelávanie

Mobilná aplikácia

Outsourcing miezd

Dopad

Implementace Humanetu přinesla viditelnou změnu v rychlosti, přesnosti i komfortu práce HR týmu. Zpracování docházky a podkladů do mezd se zkrátilo ze čtyř dnů na jeden den, což představuje snížení časové náročnosti o 75 %. Zároveň se snížila chybovost a firma získala lepší přehled nad daty, která může využívat v reportingu, controllingu i při řízení výroby.

Nejdůležitější výsledky:

• HR tým si dokáže potřebné přehledy stáhnout samostatně, rychle a ve struktuře, kterou potřebuje pro další práci s daty.
• Docházková data jsou dostupná v přehledné podobě a umožňují analyzovat vzorce chování, například čerpání volna v konkrétní dny.
• Humanet automaticky počítá položky, které se dříve řešily manuálně, například docházkový bonus, počet stravenek nebo dopravní bonus.
• Zaměstnanci mají v mobilní aplikaci k dispozici osobní i mzdové údaje, zůstatek dovolené, informace o docházce i požadavky typu lékař.
• Žádosti o dovolenou a nepřítomnosti se vyřizují elektronicky odkudkoli, schválení nadřízeným se okamžitě promítá do docházky a následně do mezd[ZA1] .
• Zaměstnanci mohou jednoduše přes mobilní aplikaci kontaktovat HR s dotazem nebo požadavkem.
• Digitalizace eliminovala papírové kroky, snížila počet manuálních zásahů a uvolnila HR kapacity na činnosti s vyšší přidanou hodnotou.
• Mobilní aplikaci si osvojilo a používá 100 % zaměstnanců napříč všemi věkovými skupinami,

Důležitým přínosem je i kvalitnější práce s daty. Regal Rexnord dokáže rychleji připravovat vstupy pro KPI, controlling a výrobu a zároveň dělat rozhodnutí na základě aktuálních údajů. V případě potřeby je k dispozici Hotline a ServiceDesk, prostřednictvím kterých poradí konzultanti Humanetu.

Humanet tak zjednodušil každodenní operativu, zvýšil důvěru v data a vytvořil prostor, aby se HR tým mohl více věnovat podpoře byznysu a zaměstnanců.