Výzva
Quehenberger Logistics je logistický partner pro dopravu, kontraktní logistiku, leteckou a námořní přepravu i celní služby. Na Slovensku zaměstnává více než 150 zaměstnanců.
Quehenberger Slovakia působí v oblasti dopravy a logistiky, tedy v prostředí s provozy, smíšenou strukturou bílých i modrých límečků a vysokými nároky na přesnost procesů. Právě to přinášelo několik praktických výzev při každodenní HR a mzdové agendě.
Mezi hlavní výzvy patřily:
- provozní charakter firmy a rozptýlená pracoviště, kde není vždy přítomen HR pracovník,
- velký podíl zaměstnanců v modrých límečcích, kteří často nemají pracovní počítač ani trvalý přístup k desktopovému systému,
- nepřesnosti v docházce a problémy s papírovými propustkami, které „se zvykly ztrácet“, nebo nebyly doručeny ke zpracování včas,
- komunikace o docházce probíhala přes několik kanálů, což komplikovalo přehled a rychlost reakce,
- vysoká administrativní zátěž při přípravě výstupů pro mzdy a při zpracování konce měsíce.
75%
Úspora času při přípravě mzdových podkladů
2h
Příprava podkladů namísto celého dne
I vy hledáte způsob, jak HR nastavit jednodušeji?
Řešení
HR tým v Quehenberger Logistics byl velmi progresivní a moderní a od začátku přesně věděl, co chce dosáhnout. Hlavní cíle byly zjednodušení administrativy, automatizace HR procesů, zlepšení zaměstnanecké zkušenosti, viditelnost docházky pro zaměstnance a celková modernizace firmy.
Během implementace jsme společně s klientem nastavili procesy tak, aby byly použitelné nejen pro kancelářské pracovníky, ale i pro provozní týmy. Klíčovým krokem bylo nasazení mobilní aplikace jako praktického nástroje pro každodenní komunikaci a práci se zaměstnaneckými požadavky.
Součástí řešení bylo:
- zavedení komplexních modulů pro personalistiku, mzdy, docházku a cestovní příkazy,
- zavedení mobilní aplikace i pro prostředí, kde zaměstnanci běžně nemají přístup k počítači,
- důsledná osvěta a podpora týmu, aby si zaměstnanci i manažeři osvojili nový způsob práce,
- centralizace komunikace o nepřítomnostech, změnách a HR požadavcích do jednoho systému,
- vytvoření záložního řešení ve formě tabletu, který měl sloužit jako backup pro případ potřeby,
- digitalizace klíčových procesů včetně docházky, výplatních pásek, cestovních příkazů a podkladů pro mzdy.
Použitá řešení:
Dopad
Implementace přinesla citelnou změnu v přesnosti, rychlosti i komfortu práce:
- podařilo se eliminovat velkou část chyb způsobených papírovými propustkami a nepřesnou docházkou,
- komunikace se zaměstnanci je dnes rychlejší a centralizovaná v jednom prostředí,
- zaměstnanci přijali mobilní aplikaci pozitivně, bez negativního ohlasu, včetně starších kolegů,
- zpracování výstupů na konci měsíce je výrazně efektivnější,
- příprava podkladů do mezd se zkrátila z celodenní práce na přibližně 2 hodiny, což představuje zefektivnění zhruba o 75 %,
- HR tým už nemusí připravovat dodatečné reporty o zůstatcích dovolených na konci měsíce, protože údaje má každý zaměstnanec k dispozici průběžně a přehledně v mobilu
Silným přínosem je i lepší viditelnost údajů pro zaměstnance i manažery. Systém je vnímán jako uživatelsky přívětivý, jednoduchý a srozumitelný. V praxi se tak podařilo nejen zrychlit operativu, ale i posílit důvěru v HR procesy a kvalitu dat.
Speciálně pozitivní dopad měl modul Cestovní příkazy, kde systém odbourál práci s excely a propojil nároky přímo s docházkou. Zároveň výrazně zjednodušil administrativu díky uživatelské přívětivosti
